IMDSデータシートのサプライヤー情報に「コンタクトパーソン」という項目があります。
サプライヤー企業におけるIMDSの窓口担当者という位置づけです。
コンタクトパーソンはサプライヤー企業のIMDSの統括的な責任者であったり、データ作成担当者であったり、企業によって選任の基準は異なります。
どのような部門の人がコンタクトパーソンになるかは企業によって対応できる人を決めることなので、選任基準が異なっていても問題はありません。
問題はコンタクトパーソンの個人情報が記載されていることです。
氏名・電話番号・メールアドレスが記載されています。
コンタクトパーソンも企業の従業員ですので、人事異動や退職などで担当を外れることは当然あります。
その結果、データシートに記載されているコンタクトパーソン情報が不正確になるだけでなく、個人情報の取り扱いという問題が発生します。
このことで既存データシートを使えなくなったというケースは少なくありません。
対策として、「コンタクトパーソン」という個人の情報を記載するのではなく、「コンタクト部門」として担当部門の代表電話番号や代表メールアドレスを記載することに変更することも妥当ではないかと考えます。
（長谷川 祐）